وظيفتك الجديدة تُشعرك بالانطوائية…

وظيفتك الجديدة تُشعرك بالانطوائية…
أكتب !

عندما ستحصل على وظيفتك الأولى بعد حصولك على درجة ماستر أو إجازة أو دكتوراه في علوم التقنية أو تدبير الموارد البشرية أو أي علوم تظهر لك طبيعة الأشياء، ستصبح على دراية بمبادئ اشتغال الآلة و الدوافع السلوكية للموظفين و زملائك بالعمل، ستشعر بالقلق من مواجهة الصعوبة في التواصل مع الآخرين ،بعد أن تدرك أنك لست المُخلِّص المنتظر ،لانك ستدرك أن لا تغيير مرتقب، كما كنت تتوقع ، و أن الأوضاع لن تتغير .

ستبقى المدرسة على حالها، و ورش الأشغال الفوضوي على حاله ،و لا أحد مستعد للتصريح بالفساد من داخل المجلس، و لا حتى منزوعي الحقوق لن يصرحوا لك بالعلن عن شكواهم أن اخترت العمل الصحفي ،ستجد نفسك تتلقى تحية الصباح من بائع الحشيشة أن علموا انك تعمل لأجهزة الأمن ، وستعرض عليك الصفقات من خارج المستشفى بعد أن تنظم لقطاع الصحة ،و تتلقى الاكراميات بعد تصحيحك للإمضاءات ،و مكافئة مجهولة المصدر بعد تأشيرك على مواصلة البناء العشوائي. و منخرطا في تنسيقية أو نقابة تدعي الدفاع عن حقوقك ، وستجد مشاكل جمة بمقاطعتك للامور التي تعتقد أن لا جدوى في العمل بها.

لكن سرعان ما ستعلم أنك لست بحاجة إلى إجبار نفسك على الانفتاح على الآخرين.
أكثر المهارات التي لا تحظى بالتقدير والتي يتمتع بها الأشخاص الناجحون ، وخاصة الانطوائيون ، هي القدرة على الكتابة بوضوح، اكتب بوضوح واترك بصمتك.

لا يهم المجال الذي تعمل فيه. إذا كنت كاتبًا مدروسًا واستراتيجيًا ناجحاً أو أستاذا متعاقدا، فستكون أكثر ثقة في تفاعلاتك – في رسائل البريد الإلكتروني أو الخطابات العامة أو حتى مجرد الأحاديث الصغيرة مع مديرك أو داخل مجموعات “الواتساب” التي أسست لرصد مزاج الموضفين أكثر من المشاركة في البناء و التطوير.

إليكم أفضل نصائح الكتابة الادارية:

1. اختر التنسيق المناسب لرسالتك.
قبل توصيل فكرة أو طلب ، حدد أفضل تنسيق لتقديم معلوماتك.

على سبيل المثال ، إذا كنت تشارك بحثًا يتضمن بيانات معقدة ، فقد يكون عرض PowerPoint المخططات والصور هو أفضل تنسيق.
إذا كنت تعلن عن قرارات إدارية ، أرسل بريدًا إلكترونيًا مفصلًا. تعتبر النقاط النقطية طريقة رائعة لجعل القراء يركزون على المعلومات وهضمها.
يمكنك أيضًا استخدام طريقة “STAR”: (الموقف والمهمة والعمل والنتيجة).
بالنسبة للمناقشات مثل تحديثات التقدم أو جمع التعليقات ، فإن إرسال بريد إلكتروني قصير أو زيارة شخصية كافية بشكل عام.

2- تجنب المصطلحات الصناعية و( العرنسية).

اللغة السهلة والبسيطة هي الطريقة الأكثر فاعلية للتعبير عن الموضوعات المعقدة. تجنب المصطلحات اللغوية أو الاختصارات الصناعية ، مهما كنت تعتقد أنها عالمية و مفهومة.

ضع في اعتبارك استخدام الرسومات أو المقارنات لتوجيه وجهة نظرك . أحد أفضل الأمثلة التي رأيتها على الإطلاق كان عندما صمم مسؤول تنفيذي عرض إستراتيجيته المالية السنوية لتقليد كتاب للأطفال.

لكن لا تقم بتضمين تفاصيل غريبة يمكن أن تخرج عن الموضوع أو تثير قلق المتلقي. إذا لم تكن ضرورية للمحادثة ، انقلها إلى أسفل ملاحظتك.

3- قلل مقدار الجهد الذي يحتاج الجمهور لبذله.
تحدثنا في مقال سابق عن إجهاد الإقناع و كيف يسبب الإحباط..

يتم قصف المتلقين برسائل البريد الإلكتروني والوثائق طوال اليوم. لذا قبل إرسال أي شيء:

– ذكّرهم بسبب اتصالك : على سبيل المثال “بخصوص اجتماع الأمس …” عن سبب مقاطعتك أو تخلفك”.

نسِّق البريد الإلكتروني بحيث يسهل قراءته على شاشات الهاتف (على سبيل المثال ، الجمل القصيرة ذات التعداد النقطي).

قم باستدعاء عناصر العمل (على سبيل المثال ، “الخطوات التالية هي …” ، “الموعد النهائي هو …”).

– إذا تجاوزت رسالتك المكتوبة صفحة واحدة ، فأنشئ مستندًا منفصلاً لإرفاقه واستخدم البريد الإلكتروني لتقديم الإضاحات.

– لا تفترض أن الجمهور لديه نفس القدر من السياق الذي لديك. قم بتوفير معلومات أساسية لإحضار الجميع إلى نفس خط البداية.

4 اظهر عملك و أفصح.

إذا كنت تتعامل مع موضوع يحتمل أن يكون مثيرًا للجدل (على سبيل المثال ، تخصيص ميزانية لترميم القسم الذي سينهار على رأسك مع تلامذتك ، أو تقرير عن مخرجات النقابة أو التنسيقية البئيسة تبعك) ، قم بإرشاد القراء خلال عملية تفكيرك.

يبني هذا النهج الثقة ويظهر للناس أنك دقيق ،و يدعم الحجج ويمكن أن تنسج معًا عددًا من وجهات النظر الدقيقة ، ويمكن أن توفر سياقًا رئيسيًا عندما يتعلق الأمر بالقرارات الكبيرة.

ادعُ الملاحظات ، ودوّن أي مخاوف …

5- اكتب بدقة.

أخيرًا ، و قبل التأكد من أنك تظهر حضورًا قويًا وقادرًا في جميع جوانب وظيفتك.

قبل أن ترسل أي شيء:

لا تكن قذرًا. تحقق من الأخطاء المطبعية والقواعد النحوية والاتساق في الأرقام.

تجنب النكات والفكاهة غير الضرورية. إنهم لا يترجمون لصحيح العبارة جيدًا عند القراءة ، خاصة مع الأشخاص الذين لا يعرفونك و اللذين لا يريدون أن يعرفونك.
تحدى نفسك لإزالة أكبر عدد ممكن من الكلمات والجمل وحتى الأفكار الكاملة.

ثم اسأل نفسك : هل رسالتي ما زالت قائمة؟
في الأساس ، يجب أن تعامل الكلمات مثل العملة القيمة التي هي عليها ،واحد في واحد تساوي واحد ،لا تحاول أكثر من ذلك.

الصورة الأكبر:
لا تجدي الحوارات و الرسائل الصوتية مع سمية بيئة الوظيفة التي انخرطت بها. و لا تجدي محاولات الإقناع داخل بنية هرمية تنبني على التقييمات من أعلى و لا تعمل على الاشراك في البناء وتوزيع الأدوار.بقدر ما تجدي الكتابة في رسم خرائط أفقية ينصاع لها الجميع و تأتي بالحجاج و رسم المسار الصحيح.